Her på siden kan du finde en række informationer om projektsamarbejde med eksterne, som vil være relevant for dig som vejleder - bl.a. parternes forventninger til samarbejdet, faldgrupper, modelaftaler samt tips og opmærksomhedspunkter ifm. aftaler med virksomheder om gennemførsel af studenterprojektet.
Studerende ved Aalborg Universitet har typisk på flere niveauer i uddannelsesforløbet mulighed for at gennemføre et studenterprojekt (projektorienteret forløb eller semesterprojekt) i samarbejde med en virksomhed, med henblik på at arbejde med avancerede problemstillinger/opgaver i en erhvervsmæssig kontekst og tilegne sig fagets praktiske anvendelse i tillæg til den teoretiske anvendelse.
Virksomheden har måske en case, som virksomheden ønsker at stille til rådighed for de studerende, eller de studerende har måske en idé til en case, som de gerne vil samarbejde med virksomheden om. Det er afgørende at casen har relevans for den studerendes studie og fagligt svarer til den studerendes uddannelsesniveau. Samarbejdet mellem virksomhed og studerende har til formål at generere ny viden og gøre det muligt for den studerende at indfri projektmodulets læringsmål.
I det tilfælde hvor projektforslaget stilles af vejlederen med udgangspunkt i et forskningsprojekt som vejlederen er involveret i, kontaktes AAU Kontraktenheden med henblik på rådgivning for at sikre at studenterprojektet harmonerer med de vilkår, der er knyttet til forskningsprojektet.
For at sikre at den studerende får et godt fagligt udbytte af projektet, anbefales det at projektforslaget har en lang tidshorisont i forhold til anvendeligheden af den nye viden, der frembringes gennem projektet. Det er vigtigt at projektet giver den studerende mulighed for at frembringe ny viden og ikke blot har karakter at ekstra arbejdskraft til igangværende udviklingsprojekter.
Virksomheden forventes at stille en virksomhedsvejleder til rådighed for studenterprojektet, som en slags mentor for de studerende.
Aalborg Universitet antager i forbindelse med studenterprojektet en rolle som projektvejleder og er også ansvarlig for eksamination af den studerende, som afslutning på projektforløbet. Det projektorienterede forløb involverer en semester- eller fag-koordinator og en projektvejleder, som er ansat ved Aalborg Universitet.
AAU tilstræber en ensartet praksis omkring studenterprojekter på alle studieområder. Studienævnet og vejleder skal sørge for at informere de studerende om, hvornår studerende kan henvende sig til virksomheder om projektideer. Studienævnet opfordres til at lave et projektkatalog over de projekt cases de studerende tilbydes på det enkelte semester for at have styring på, hvem de studerende iværksætter studenterprojekter med. Et projektorienteret forløb i samarbejde med en virksomhed skal godkendes af studienævnet inden projektets start.
Forløbet afsluttes med en individuel, mundtlig eksamen med udgangspunkt i den studerendes projektrapport. Ved eksamen medvirker den studerende, AAU-projektvejlederen, samt censor. Det enkelte studienævn kan beslutte om virksomhedsvejlederen, eller andre relevante virksomhedsrepræsentanter kan medvirke. Eksaminationen foretages af AAU-projektvejlederen, og selve bedømmelsen foregår alene mellem eksaminator og censor.
Vejleder skal løbende kunne vejlede de studerende om studenterprojektet. Dette gælder i faglig henseende, men der er også en forventning om, at vejleder kan guide de studerende i forhold til hvilke generelle forventninger virksomhederne ofte har eksempelvis i forhold virksomhedens forretningshemmeligheder og hvor de studerende kan finde information, råd og aftaleskabeloner, hvis virksomheden anmoder om en samarbejdsaftale.
De studerende er ikke ansatte ved universitetet og bestemmer derfor selv, hvilke vilkår de vil acceptere i en aftale om gennemførelse af et studenterprojekt. Universitetets Kontraktenheds rolle er at varetage universitetets rolle og universitetet kan ikke tilbyde de studerende juridisk rådgivning i forbindelse med en studenterprojekt aftale, da de studerende er private personer og universitetet kan blive pålagt et rådgiveransvar. Generelt forventes vejlederen dog at gøre de studerende opmærksomme på, at AAU anbefaler, at de studerende ikke skriver under på klausuler som begrænser de studerendes mulighed for at gå til eksamen, fordi de studerende ikke må dele virksomhedens forretningshemmeligheder med vejleder og censor, eller begrænser muligheden for senere at tage jobs i konkurrerende virksomheder. Desuden forventes vejlederen at gøre de studerende opmærksom på, at de studerende ikke med deres underskrift kan forpligte hverken vejleder/eksaminator eller censor. Både vejleder og censor (uanset om det er en ekstern censor) er underlagt tavshedspligt om virksomhedens forretningshemmeligheder, jf. Forvaltningen lovens § 27, qua deres virke inden for den offentlige forvaltning.
Projektrapporten er vigtig for den studerende i forhold til at søge job, når den studerende har afsluttet sin uddannelse. Af den årsag bør den studerende i videst muligt omfang frit kunne bruge sin rapport efterfølgende uden restriktioner. Der kan dog være tilfælde, hvor virksomhedens forretningshemmeligheder indgår i rapporten eller hvor rapporten på anden måde centrerer sig omkring virksomhedens kerne aktiviteter, således at en offentliggørelse af rapporten vil kompromittere virksomhedens forretning. I sådanne tilfælde kan man med rimelighed vælge at hemmeligholde rapporten og lukke eksamen for offentligheden.
Hvis virksomheden vurderer, at der er behov for en aftale om studenterprojektets gennemførelse, findes der på Aalborg Universitets hjemmeside en aftaleskabelon til brug for studenterprojekter, som er forhåndsgodkendt af universitetet og derfor med fordel kan benyttes i forbindelse med studenterprojekter. AAU/vejleder er ikke part i standardaftalen. Begrundelsen er at vejleder allerede er underlagt tavshedspligt jf. Forvaltningsloven i forhold til virksomhedens forretningshemmeligheder. Ved brug af standardaftalen sikres desuden en hurtig proces for virksomheden og den studerende. Der findes to aftale-skabeloner som er beskrevet nedenfor:
Hemmeligholdelsesaftale om studenterprojekt: Virksomhederne bidrager i mange tilfælde med interessante problemstillinger, produktspecifikationer, data, strategier samt oplysninger om marked og økonomi. Mange ønsker sådanne oplysninger hemmeligholdt. Med det formål at sikre en hemmeligholdelsesforpligtelse i forhold til forretningshemmeligheder, der videregives fra virksomheden til den studerende findes Hemmeligholdelsesaftale om studenterprojekt – aftalen findes både på dansk og på engelsk.
Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale om studenterprojekt: Da virksomhederne har bidraget med tid og viden til studenterprojektet forventer virksomhederne sædvanligvis at kunne udnytte de opnåede resultater efterfølgende. De studerende lægger et stort arbejde i projektet og opnår som udgangspunkt selv retten til de resultater, som de frembringer. De fleste studerende vil være indstillet på at virksomheden opnår en fordel i forhold til at kunne udnytte studenterprojektets resultater. I det omfang at parterne ønsker en aftale som både omfatter en hemmeligholdelsesforpligtelse og rettigheder i forbindelse med at udnytte projektets resultater kan Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale om studenterprojekt benyttes - aftalen findes både på dansk og på engelsk.
Nogle virksomheder foretrækker at bruge sin egen aftale-skabelon i forbindelse med studenterprojekter. Det er i den forbindelse op til de studerende at beslutte, om de vil acceptere aftalens vilkår. Der vil dog være en risiko for de studerende ved at acceptere en anden aftale, som ikke er forhåndsgodkendt af universitet. Virksomheden og den studerende bør i alle tilfælde sikre at den studerende kan dele nødvendige oplysninger med vejleder og censor og dermed kan gå til eksamen.
Vejleder kan blive mødt af krav fra virksomheden om at underskrive en fortrolighedserklæring eller medunderskrive aftalen om studenterprojektet sammen med de studerende. Vejleder er ikke bemyndiget til at underskrive en sådan erklæring eller aftale på egen hånd. I særlige tilfælde vil universitet være indstillet på at indgå som part i aftaler om studenterprojekter, hvis det vurderes at være afgørende for virksomheden, at vejleder indgår i aftalen. Virksomheden kan i et sådant tilfælde rette henvendelse til studienævnet, som vil vurdere om universitetet vil indlede forhandlinger om aftalen, ud fra en række forhåndsbestemte kriterier:
En sådan aftale vil kræve juridisk kontrol af universitets kontraktenhed og der må påregnes sagsbehandlingstid. Der kan ikke påregnes en opprioritering af studenteraftaler frem for universitets øvrige aktiviteter.
Der foreligger aftaler med flere virksomheder, som allerede har gennemgået den juridiske proces og som er registreret i universitets portal. Disse aftaler kan tilgås af den enkelte vejleder ved personligt login. Disse aftaler er forhåndsgodkendte af Kontraktenheden og kan, efter at vejlederen har sikret sig at vilkårene er identiske med den skabelon der findes i arkivet, underskrives af vejlederen og institutleder. Se aftaler her (kræver AAU-login).
Vejleder sørger herefter for at den underskrevne aftale registreres i Workzone enten ved selv at gøre det eller ved at rette henvendelse til studienævns- eller studiesekretær. Se vejledning til at journalisere aftale om studenterprojekt i Workzone her.
I de tilfælde hvor særlige forhold gør sig gældende i forhold til et studenterprojekt, kan det give mening at bruge en helt anden aftaleskabelon. Dette er eksempelvis tilfældet hvis de studerende tilknyttes et forskningsprojekt eller hvis vejlederen har bidraget betydeligt til projektideen og vurderer, at der bør aftales vilkår om udnyttelse af vejlederens bidrag med virksomheden og de studerende. Det kan også være at projektcasen ligger meget tæt på vejlederens kerneforskning og det derfor er vigtigt at beskytte vejlederens interesser i denne sammenhæng. I sådanne tilfælde kan vejleder rette henvendelse til Kontraktenheden, som hjælper med en aftale der passer på de konkretet forhold. Hvor der ikke er aftalt andet, vil vejlederens bidrag generelt reguleres af almindelige gældende regler om immaterielle rettigheder, som eksempelvis ophavsret, og information der har karakter af forretningshemmeligheder vil være beskyttet af Lov om forretningshemmeligheder. Ved videregivelse af projektbidrag/ideer bør vejleder dog gøre opmærksom på informationens fortrolige karakter og så vidt muligt kunne dokumentere dette efterfølgende, for at kunne på råbe sig beskyttelse af Lov om forretningshemmeligheder.
Studerende er som udgangspunkt selv ansvarlig for at overholde databeskyttelsesforordningen når de håndterer personoplysninger i forbindelse med et studenterprojekt og andre studieaktiviteter. Såfremt den studerende som en del af et forskningsprojekt forventes at skulle håndtere personoplysninger og vejleder vurderer at det måske er AAU der er ansvarlig for håndtering af personoplysningerne, opfordres vejleder til at kontakte AAU Kontraktenheden.