Studieservice

Eksamen for studiesekretærer på AAU

Eksamen under Corona nedlukning

Det Strategiske Uddannelsesråd har fastsat regler for afvikling af prøver i forårssemesteret 2020. Nedenfor har vi samlet relevante vejledninger til hvordan studierne håndterer planlægning og afvikling af eksamener i denne situation. 

Seneste nyt

  • 2. juni: Alle vejledninger vedr. invitationer til virtuelle mundtlige eksamer indeholder nu instruktioner til de studerende på både dansk og engelsk. 
  • 25. maj: Ny vejledning vedr. online eksamen via AAU Zoom
  • 19. maj:
    Punkt 3 i Tro- og love-erklæringen i DE er blevet opdateret iht. at studerende i samme gruppe nu kan få lov til at sidde i samme rum til et mundtligt forsvar. Du kan se hvordan erklæringen i DE ser ud for de studerede her.
  • 19. maj:
    Dokumentet ”Guide: tro- og love-erklæring – Solemn Declaration” målrettet de studerende er også opdateret iht. ovenstående. Du finder links til dokumentet under vejledningerne til ’Mundtligt forsvar’ og ’Projektaflevering med mundligt forsvar’.
  • 12. maj: Nye vejledninger vedr. online eksamen via Teams-møder og Teams-kanaler.
  • 4. maj: Dokumentet "Tro- og love-erklæring" opdateret
  • 30. april: Ny side "ERFA - eksamen under corona"

Midlertidige regler, vejledninger og support

  • +

    Tro- og love-erklæringer

    Tro- og love-erklæringer i forbindelse med eksamener hjemmefra under corona nedlukning kan indhentes og håndteres via Digital Eksamen. Opsætning: Se nedenfor vedr. de forskellige prøvetyper.

    • De studerende afgiver erklæringen direkte i DE ved at klikke “Ja” og derefter aflevere på prøven 
    • Studiesekretærerne kan nemt overskue på prøven om alle studerende har klikket på “Ja” 

    Der skal IKKE afgives tro- og love-erklæring på skriftlige hjemmeopgaver. Er du i tvivl om der skal indhentes erklæringer, kan du kontakte Uddannelsesjura

    Hvis man ikke kan eller vil anvende DE til indhentning af Tro- og love-erklæring, kan man anvende skabelonerne til erklæringerne, som findes på Uddannelsesjuras side. Anvendes DE er der ikke krav om yderligere håndtering eller journalisering af erklæringerne. 

    Kontrol af svar på tro- og love-erklæringer 

    • Gå ind på prøven 
    • Klik “Vis besvarelsesinformationer” på fanen “Besvarelser” 
    • I kolonnen “Omfang” skal der stå “Tro- og love-erklæring: True” ud for alle besvarelser. (Hvis der står “Tro- og love-erklæring: False” har de studerende afvist erklæringen) 

    Hvis de studerende ikke afleverer Tro- og love-erklæringen rettidigt, eller svarer “Nej”, gives administrativt bedømmelsen “Ej bedømt” og de studerende har brugt et forsøg. Evt. online eksamensmøde aflyses. 

     

     

     

  • +

    Mundtlige prøver

    Resumé:

    • Mundtlige prøver skal afvikles digitalt via Skype-for Business, Teams eller AAU Zoom.
    • Alle studerende, som deltager i digitale mundtlige prøver, skal aflevere en tro- og love-erklæring.
      Vi anbefaler, at man bruger Digital Eksamen (DE) til at indhente Tro og love erklæringerne.

     

    Oprettelse af prøven i DE

    1. Opret prøven som en ”Prøve uden Tilsyn” i Digital Eksamen. Du kan ikke bruge ”Prøve uden aflevering” (PUA)
      OBS: Hvis prøven allerede er oprettet som en PUA, så skal du oprette en ny prøve. Flyt så de studerende fra den første til den nye prøve, og brug så “Importer prøveindstillinger” til at kopiere dine prøvedata fra din oprindelige prøve. (Du finder vejledninger til disse her: ”flyt studerende” og ”importere prøveindstillinger”)
    2. På fanen ”Overblik”:
      • Tilføj Besvarelsesinformationen ”Tro og Love erklæring”- husk at sætte den som obligatorisk.
      • Vedhæft dokumentet ”Guide: Tro- og love-erklæring – Solemn declaration” under “Eksamensinformationer” til studerende. Dokumentet beskriver kravet om at svare på tro- og love-erklæringen og forklarer hvordan de studerende afleverer erklæringen via DE. De studerende instrueres her i at aflevere et dokument med navn og studienummer pga at de kun kan færdiggøre afleveringsflow i DE, hvis der også afleveres et dokument
      • Tilknyt øvrige relevante instrukser ift. den mundtlige eksamen, f.eks. link til vejledning til eksamen via Skype-for-Business mv.
    3. Afleveringsfristen for prøven sættes til senest til kl. 12, 2 hverdage før første mundtlige eksamination.
    4. Prøvestart sættes til mindst 4 hverdage før afleveringsfristen.
    5. Opsæt de øvrige vilkår på prøven som normalt.
    6. OBS: Da prøven er oprettet som en PUT, har du mulighed for at bruge funktionen Mundtlig Forsvar.
      Mundtligt forsvar kan du bruge til at lave og vise eksamensplanen for de studerende i Digital Eksamen. Se mere om det her: Vejledning vedr. Mundtligt Forsvar.
    7. ”Synliggør Prøven” senest 2 dage før afleveringsfristen

    Vejledning vedr. kontrol af om de studerende har bekræftet Tro- og Love-erklæring finder du ovenfor.

     

    Valg af løsning til online eksamen

    Studiet bestemmer selv om man anvender Skype-for-Business, Teams eller AAU Zoom. ITS supporterer alle tre værktøjer.

    Vejledninger er under løbende udarbejdelse og forbedring. Vejledninger målrettet studerende findes her: Skype-for-BusinessTeams og AAU Zoom.

    Når et værktøj vælges, til- og fravælger man samtidig funktionalitet. Du kan læse mere om forskelligheder mellem Skype-for-Business, Teams og AAU Zoom her.

    Testmøder

    Du har mulighed for at teste dit udstyr ved at koble op til ITS testmøder. Der en IT-supporter til stede på hverdage i Skype-for-Business mødet kl. 8.30-10.30 og i Teams-mødet kl. 13-15

    Ønskes der et online testmøde på AAU ZOOM med deltagelse af en it-supporter, kan det bestilles ved at skrive til support@its.aau.dk

  • +

    Invitation til online eksamen via Skype-for-Business

    Invitér studerende og bedømmere til et Skype-for-Business møde (ITS vejledninger til Skype-for-Business). Der oprettes et møde pr. eksamination – dvs. pr. studerende (pr. gruppe ved gruppeeksamen). Evt. oprettes også et supplerende voteringsmøde til bedømmerne, som løber i det samlede tidsrum for eksaminationerne. 

    Hvis mødeindkaldelsen skal sendes fra en funktionspostkasse: Følg ITS' vejledning

    Indsæt denne tekst i indkaldelsen:

    ------------------- 

    Instruktion vedr virtuel mundtlig eksamen 

    (English version below)

    • Der SKAL benyttes video
    • Ved eksaminationens start panorerer de studerende kameraet i rummet, så det tjekkes at der ikke er uvedkommende til stede 
    • Når mødet startes skal eksaminator gøre de studerende til præsentationsværter (Vis deltagerlisten, højreklik på navn og gør til præsentationsvært) 
    • Votering: 
      • De studerende forlader det virtuelle møde efter at det er aftalt, hvornår de skal vende tilbage til mødet for at få meddelt resultatet,
        eller 
      • Eksaminator og censor muter/forlader mødet og voterer via separat opkald.
    • Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet – gerne 2 dage før. Check lyd og webkamera da begge SKAL bruges under eksamen. Det anbefales at bruge headset 
    • Vejledninger til hvordan du deltager i den virtuelle mundtlige prøve med Windows eller MacOS 
    • Du har mulighed for at teste dit udstyr sammen med en it-supporter på hverdag mellem kl. 8.30-10.30 og kl. 13-15. Adgang til testen (Adgang kun med AAU login)
    • Kontakt ITS Support hvis du oplever problemer 

    Instructions for virtual oral exam

    • It is mandatory to use video
    • Before the exam can start, students must pan the camera across the room to show that no unauthorized persons are present 
    • The examinator must change the students’ status to presenters. (Show list of participants, right-click on name, and select ”make a presenter”) 
    • Voting: 
      • The students leave the meeting after the exam and reenter on an agreed time or by invitation,
        Or
      • Examiners mute/leave the meeting and vote via separate call.
    • Test your equipment well ahead of the meeting – preferably 2 days before. Check sound and camera – both MUST be used during the exam. Use of headset is recommended
    • Read guides on how to participate in the virtual oral exam using Windows or MacOS 
    • You can attend a test meeting with an IT supporter present on working days between 8.30-10.30. Access to test meeting (Access only via AAU login)
    • Contact ITS Support if you encounter difficulties 
  • +

    Invitation til online eksamen via Teams-møde

    Invitér studerende og bedømmere til et Teams møde (ITS vejledninger til Teams). Der oprettes et møde pr. eksamination – dvs. pr. studerende (pr. gruppe ved gruppeeksamen). Evt. oprettes også et supplerende voteringsmøde til bedømmerne, som løber i det samlede tidsrum for eksaminationerne. 

    Hvis mødeindkaldelsen skal sendes fra en funktionspostkasse: Følg ITS' vejledning

    Indsæt denne tekst i indkaldelsen:

    ------------------- 

    Instruktion vedr virtuel mundtlig eksamen 

    (English version below)

    • Der SKAL benyttes video.
    • Ved eksaminationens start panorerer de studerende kameraet i rummet, så det tjekkes at der ikke er uvedkommende til stede.
    • Votering: Eksaminator og censor muter/forlader mødet og voterer via separat opkald.
    • Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet – gerne 2 dage før. Check lyd og webkamera da begge SKAL bruges under eksamen. Det anbefales at bruge headset. Det anbefales at installere og anvende Teams app.
    • Læs vejledninger til hvordan du deltager i den virtuelle mundtlige prøve.
    • Du har mulighed for at teste dit udstyr sammen med en it-supporter på hverdage mellemkl. 13-15. Adgang til testen (Adgang kun med AAU login).
    • Kontakt ITS Support hvis du har brug for hjælp.

    Instructions for virtual oral exam

    • It is mandatory to use video
    • Before the exam can start, students must pan the camera across the room to show that no unauthorized persons are present 
    • The examinator must change the students’ status to presenters. (Show list of participants, right-click on name, and select ”make a presenter”) 
    • Voting: Examiners mute/leave the meeting and vote via separate call.
    • Test your equipment well ahead of the meeting – preferably 2 days before. Check sound and camera – both MUST be used during the exam. Use of headset is recommended. It is recommended to install and use the Teams app.
    • Read guides on how to participate in the virtual oral exam using Windows or MacOS 
    • You can attend a test meeting with an IT supporter present on working days between 13-15. Access to test meeting (Access only via AAU login)
    • Contact ITS Support if you encounter difficulties 
  • +

    Online eksamen via Teams kanaler

    Opret et Team pr. eksamen (ITS vejledning til at oprette Team).

    Tilføj bedømmerne og alle studerende som brugere i Teamet.

    Generel information om eksamenen kan publiceres i kanalen ”Generelt”. Se obligatorisk information nedenfor.

    Opret kanaler jf. ITS Vejledning om eksamen med Teams kanaler

    én kanal pr. eksamination

    Hvis der anvendes en kanal pr. eksamination – dvs. pr. studerende (pr. gruppe ved gruppeeksamen):

    • Navngiv f.eks. kanalen med tidspunktet for den enkelte eksamination og/eller gruppenavn.
    • Sæt ”Beskyttelse af personlige oplysninger” til Privat.
    • Tilføj bedømmerne og de(n) studerende til kanalen. Opret evt. en voteringskanal, hvor kun bedømmerne har adgang (afhængig af om I ønsker, at det er de studerende eller bedømmerne, der skal gå ind/ud af eksamen, når der skal voteres).

    én kanal til alle eksaminationer

    Hvis der kun laves én kanal til eksamination – og hvor de studerende så kaldes ind/ud af eksaminator:

    • Opret en kanal.
    • Sæt ”Beskyttelse af personlige oplysninger” til Privat.
    • Tilføj bedømmerne (ikke de studerende) til kanalen.
       

    I kanalen Generelt skrives en meddelelse til hele teamet (@teamnavn) om at eksamens-teamet er klar. Henvis til de filer, der er lagt i kanalen med info om eksamenen.

    Nedenstående tekst publiceres via kanalen Generelt til alle i teamet: 

    ------------------- 

    Instruktion vedr virtuel mundtlig eksamen 

    (English version below)

    • Der SKAL benyttes video.
    • Ved eksaminationens start panorerer de studerende kameraet i rummet, så det tjekkes at der ikke er uvedkommende til stede.
    • Votering: 
      • Eksaminator og censor muter/forlader kanalen og voterer via separat opkald/kanal 
        eller 
      • Når der skal voteres, forlader de studerende mødet, og venter i kanalen på at blive inviteret ind igen.
    • Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet – gerne 2 dage før. Prøv at bruge "Møde nu"-funktionen i Teams. Check lyd og webkamera da begge SKAL bruges under eksamen. Det anbefales at bruge headset. Det anbefales at installere og anvende Teams app.
    • Læs vejledninger til hvordan du deltager i den virtuelle mundtlige prøve med Windows eller MacOS.
    • Du har mulighed for at teste dit udstyr sammen med en it-supporter på hverdag mellem kl. 13-15. Adgang til testen (Adgang kun med AAU login).
    • Kontakt ITS Support hvis du har brug for hjælp.

    Instructions for virtual oral exam

    • It is mandatory to use video
    • Before the exam can start, students must pan the camera across the room to show that no unauthorized persons are present 
    • The examinator must change the students’ status to presenters. (Show list of participants, right-click on name, and select ”make a presenter”) 
    • Voting: 
      • Examiners mute/leave the meeting and vote via separate call
        or
      • During voting, the students leave the meeting and wait in the channel until they are invited to rejoin the meeting.
    • Test your equipment well ahead of the meeting – preferably 2 days before. Check sound and camera – both MUST be used during the exam. Use of headset is recommended. It is recommended to install and use the Teams app.
    • Read guides on how to participate in the virtual oral exam
    • You can attend a test meeting with an IT supporter present on working days between 13-15. Access to test meeting (Access only via AAU login)
    • Contact ITS Support if you encounter difficulties 
  • +

    Invitation til online eksamen via AAU Zoom

    Invitér studerende og bedømmere til et AAU Zoom møde. Det anbefales at bruge metoden beskrevet i ITS vejledninger til AAU Zoom.

     

    Indsæt denne tekst i indkaldelsen:

    ------------------- 

    INSTRUKTION VEDR. VIRTUEL MUNDTLIG EKSAMEN 

    (English version below)

    • Der SKAL benyttes video.
    • Ved eksaminationens start panorerer de studerende kameraet i rummet, så det tjekkes, at der ikke er uvedkommende til stede.
    • Votering: Alle undtagen eksaminator venter i ”Waiting Room” og bliver inviteret ind/ud af eksaminator. De studerende returnerer til ”Waiting Room” under votering.
    • Test dit udstyr i god tid ved at koble op til mødet – gerne 2 dage før. Check lyd og webkamera da begge SKAL bruges under eksamen. Det anbefales at bruge headset. Det anbefales at installere og anvende Zoom app.
    • Læs vejledninger til hvordan du deltager i den virtuelle mundtlige prøve med Windows, MacOS eller Linux.
    • Kontakt ITS Support hvis du har brug for hjælp

    Instructions for virtual oral exam

    • It is mandatory to use video
    • Before the exam can start, students must pan the camera across the room to show that no unauthorized persons are present 
    • The examinator must change the students’ status to presenters. (Show list of participants, right-click on name, and select ”make a presenter”) 
    • Voting: All participants except examiner wait in the "Waiting room" and will be invited in/out by the examiner. The students should return to the "Waiting room" during voting.
    • Test your equipment well ahead of the meeting – preferably 2 days before. Check sound and camera – both MUST be used during the exam. Use of headset is recommended. It is recommended to install and use the Zoom app.
    • Read guides on how to participate in the virtual oral exam (currently only in Danish)
    • Contact ITS Support if you encounter difficulties 
  • +

    Skriftlige stedprøver

    Informationen her er kun relevant for skriftlige stedprøver som ønskes fastholdt som skriftlige stedprøver hjemmefra. 

    Oprettelse af prøven:   

    1. Opret prøven som en ”Prøve uden Tilsyn”. 
      - Hvis prøven allerede er oprettet, så skal du oprette en ny “Prøve uden tilsyn” og brug “Importer prøveindstillinger” til at kopiere dine prøvedata fra den "Stedprøve”, du tidligere har oprettet. 
    2. På fanen ”Overblik” tilføjes besvarelsesinformationen ”Tro- og Love-erklæring”. Husk at sætte den som obligatorisk. 

    Øvrige vilkår og instrukser sættes helt som du plejer. 

    Afleveringsfrist sættes som vanligt ved den skriftlige prøve. Tro- og love-erklæring bekræftes i forbindelse med at den studerende afleverer sin besvarelse.

    Prøver der er oprettet som stedprøver i DE skal ændres til “Prøver uden tilsyn” for at undgå behov for fremmøde-registering og udlevering af pinkode til de studerende. 

    Der skal ikke anvendes ITX Flex på stedprøver, hvor de studerende sidder hjemme. 

    Vejledning vedr. håndtering af Tro- og Love-erklæring i DE finder du ovenfor.

  • +

    Projektaflevering med mundtligt forsvar

    Oprettelse af prøven:  

    1. Prøven oprettes som du plejer. 
    2. På fanen ”Overblik” tilføjes Besvarelsesinformationen ”Tro og Love erklæring”- husk at sætte den som obligatorisk. 
    3. Vedhæft dokumentet ”Guide: Tro- og love-erklæring – Solemn declaration” 
    4. Invitér studerende og bedømmere til mundtligt forsvar som beskrevet i vejledninger ovenfor.

    Øvrige vilkår og instrukser sættes som du plejer. 

    Tro- og love-erklæring bekræftes sammen med besvarelsen (på vegne af gruppen). Dog er det kun den studerende som afleverer på vegne af gruppen, som ser erklæringen. Derfor skal dokumentet "Guide: Tro- og love-erklæring – Solemn declaration” uploades som eksamensinformation, hvor de studerende instrueres i, at deltagelse i gruppeaflevering også indebærer en accept af tro- og love-erklæringen. 

    Hvis den skriftlige aflevering er sket før corona-nedlukning og dermed uden tro- og love-erklæring må tro- og love-erklæring indhentes manuelt. 

    Vejledning vedr. håndtering af Tro- og Love-erklæring i DE finder du ovenfor. 

  • +

    Visning af prøveform

    Det er besluttet at visningen af prøveform i Digital Eksamen midlertidigt ændres.

    Hvor der normalt ville stå, fx: ”mundtlig”, ”mundtlig og/eller skriftlig” ”Mundtlig p.b.a. af projekt” så står der nu  ”Afvikles i Digital Eksamen”.  Se eksempel herunder.

    Billede af prøveform i DE

    Ændringen er gennemført for at:

    • lette sagsgangen når der gives dispensation til at ændre en prøve og
    • for at undgå forkert information om prøveform i Digital Eksamen, når denne ændres.

    Den nye visning af prøveform ses af alle brugere: dvs. bedømmere, studerende og administratorer.

    Visningen ændrer ikke på, hvordan en prøve reelt skal afvikles, eller om prøven skal afvikles i Digital Eksamen eller ej. Der er alene tale om at visningen ændres.

    OBS: Ændringen sker først når der oprettes en prøve i DE. På aktiviteter uden prøver, vil man derfor stadigt kunne se den rigtige prøveform under ”Alle eksamensaktiviteter”.

    Baggrunden for ændringen

    De midlertidige retningslinjer for forårssemesteret giver mulighed for at ændre bl.a. prøveform. Forventningen er at denne mulighed vil blive brugt i et betydeligt omfang.

    Med ændringen kan studierne ændre prøven afviklingsform, så snart de får dispensation, uden at der først skal laves ændringer i STADS. Den letter dermed sagsgangen, når der gives dispensation til at ændre prøveform og vi undgår decideret forkert information om prøveform i Digital Eksamen, i en periode hvor vi forventer mange ændringer.

    Den normale visning rulles tilbage, når de midlertidige retningslinjer ikke længere er i kraft.

    For spørgsmål til ovenstående kan du kontakte Digital Eksamen teamet i Studiesystemer: de@aau.dk

  • +

    FAQ vedr. afvikling af eksamen

KONTAKT IT-SUPPORT

ITS vejledninger - online eksamen

 SERVICE PORTALEN

 + 45 9940 2020

 Support@its.aau.dk

Eksamensområdet

Diverse links

Koordinering af informationer omkring eksamensområdet kan være en svær størrelse. På denne side har vi prøvet at gøre relevante informationer lettere tilgængelige for dig, så du i dit arbejde ikke skal på flere forskellige sider for at finde de informationer, du har brug for.

Denne side er afgrænset til primært at omhandle den del af eksamensområdet, som Studieservice er ansvarlig for.

Find os her: www.studieservice.aau.dk

Hvis du mener, at siden har mangler i forhold til de informationer, du søger eller hvis der er links, der ikke virker, så kontakt os meget gerne på webadministrator.