AAU logo

Studieservice

Studieadministration

Status på arbejdet med digitalisering af eksamensbeviser

I forlængelse af Det Strategiske Uddannelsesråds (DSUR) beslutning om, at generering, journalisering og distribution af eksamensbeviser på AAU fremadrettet skal foregå digitalt, blev der i 2018 igangsat et projekt i regi af Det Strategiske Digitaliseringsudvalg (DSD), der havde til formål at digitalisere processerne på bevisområdet.

Projektet er nu kommet så langt, at der er en løsning klar, som ved førstkommende eksamenstermin skal afprøves ved enkelte institutter, som vi allerede er i dialog med.

Kort om løsningen

Beviser skal fortsat genereres og kvalitetssikres i STADS, hvorefter beviserne masseoverføres til WorkZone, hvor de automatisk distribueres til dimittendernes e-boks. Altså en 100 % digital løsning, hvor vi optimerer arbejdsgangene og sparer ressourcer på papir, print, porto og fysisk arkivplads samt tid.

Det er fortsat muligt at udskrive en bevisforside til udlevering ved dimissionsfester.

Udrulning – hvordan og hvornår?

Når pilotprojektet er gennemført ved vinterterminen, vil udrulning af løsningen til institutterne ske i løbet af foråret 2020, bl.a. med tilbud om undervisning i løsningen, så alle er klædt godt på til at tage den nye løsning i brug.

Projektgruppen glæder sig til at kunne tilbyde institutterne den nye løsning og håber, at der vil blive taget godt imod den. Udrulningen sker som en koordineret indsats mellem Fælles Service (Studieservice, It Services (ITS) og ESDH-sekretariatet) og de enkelte institutter, og ved sommerterminen 2020 forventes det, at alle institutter på AAU udsteder eksamensbeviser digitalt. Nærmere information omkring det konkrete forløb følger i løbet af første kvartal 2020.

 

Spørgsmål til ovenstående kan rettes til projektleder Sabine Jensen Jåtog eller styregruppeformand Pernille Refstrup.

opgaver

Studieadministration varetager drifts- og udviklingsopgaver indenfor det studieadministrative område:

  • Fastsættelse af praksis og procedurer indenfor området
  • Vejledning og support i de studieadministrative processer
  • Afholde kurser i STADS arbejdsgange og processer for institutmedarbejdere
  • Oprettelse, vedligeholdelse og ændring af system- og grunddata
  • Kvalitetssikring af data i STADS og DANS
  • Vedligeholdelse af data i integrationen mellem STADS og studieordnings- og modulbasen
  • Rensning af lister til Uddannelseszoom og indskrivningsoversigter til KOT, STADS-DANS, EVU og IK
  • Ændring og ajourføring af indskrivningsforhold for studerende
  • Optag og studievalg, herunder
    • - opfølgning på studerende med optagelse betinget af supplering efter studiestart
    • - klargøring af studievalgsproces vedr. gymnasielæreruddannelserne
    • - klargøring af proces vedr. valg af tilvalg/specialisering/spor
  • Data- og procesejer for STADS

 

Kontakt

Fibigerstræde 10
9220 Aalborg Øst

Mail til Studieadministration i Studieservice:
studieadministration@adm.aau.dk